10 cách quản lý thời gian, làm việc gì cũng hiệu quả

Bạn lãng phí bao nhiêu thời gian trong một ngày làm việc thông thường?

Dù bạn đang đảm đương ngành nghề hay vai trò gì, kỹ năng quản lý thời gian luôn là yếu tố góp phần quyết định thành công hoặc thất bại.

Kỹ năng quản lý thời gian đặc biệt quan trọng đối với những ai đang làm nhiều việc cùng lúc. Hơn nữa, kỹ năng quản lý thời gian tốt dẫn đến tiết kiệm cho các công ty, từ đó tăng doanh thu.

Sở hữu những kỹ năng quản lý thời gian dưới đây, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, có động lực hơn và có khả năng hoàn thành đúng thời hạn.

Tạo nhật ký thời gian trong tuần

Nhật ký hàng tuần sẽ cho bạn biết hiện tại bạn đang sử dụng thời gian như thế nào và bạn chi bao nhiêu cho những nhiệm vụ không liên quan đến công việc. Điều này sẽ hữu ích trong việc quản lý cách bạn sử dụng thời gian, đặc biệt nếu bạn đang làm nhiều việc cùng lúc.

Sử dụng “ma trận” khẩn cấp để ưu tiên các nhiệm vụ

“Ma trận” này đảm bảo rằng bạn chỉ dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách (tức là những ưu tiên hàng đầu của bạn). Những việc khác có thể gác lại để giải quyết sau.

Tập trung vào nhiệm vụ quan trọng/khẩn cấp

Điều này cho phép bạn tập trung tối ưu. Nhưng hãy nhớ chuyển đổi giữa các nhiệm vụ cần chú ý nhiều và ít hoặc nghỉ ngơi một chút để não bạn phục hồi sau các hoạt động đòi hỏi tinh thần cao.

Lập danh sách “việc cần làm” mỗi ngày

Danh sách việc cần làm theo dõi tất cả các ưu tiên của bạn ở nơi làm việc và tiến trình của bạn. Nó cấu trúc hóa những gì bạn phải hoàn thành và bạn sẽ có cảm giác đạt được thành tựu khi thấy mình đang tiến bộ.

Danh sách này đặc biệt hữu ích khi làm việc tại nhà vì bạn sẽ cần phải tự giác hơn. Một số người chọn làm việc này vào buổi chiều hoặc tối, số khác thì thích tập trung làm việc vào buổi sáng.

Nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ

Nếu bạn đang làm việc ở nhà, việc pha cà phê và đi dạo xung quanh trong thời gian ngắn sẽ giúp bạn tiếp thêm sinh lực và có lợi cho tư thế của bạn. Nó đảm bảo sự tập trung tối ưu khi bạn quay trở lại bàn làm việc.

Phát hiện dấu hiệu trì hoãn và hành động

Chúng ta thường có thói quen trì hoãn vì nhiều lý do (chẳng hạn sợ thất bại, cầu toàn, cảm thấy choáng ngợp hoặc thiếu tổ chức). Những người làm việc tại nhà cũng nên cẩn thận với những thú vui khác như: xem TV, những bữa trưa kéo dài và mạng xã hội,... Tất cả đều có thể khiến bạn rời xa mục tiêu chính của mình.

Nếu bạn trì hoãn, hãy tìm hiểu lý do tại sao và hành động trước khi bạn bị ngập trong công việc. Nếu không, bạn sẽ phải làm việc đến khuya để bắt kịp tiến độ của người khác.

Quản lý cuộc họp

Tránh tất cả các cuộc họp không cần thiết. Nếu không có chương trình quan trọng hoặc những người phù hợp (tức là những người ra quyết định) không thể tham dự, hãy dời lịch sang buổi khác.

Quản lý email

Tắt thông báo email và chỉ kiểm tra email hai hoặc ba lần một ngày. Đừng biến việc kiểm tra email thành thói quen đầu tiên trong ngày của bạn. Thay vào đó, hãy hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng/khẩn cấp. Chỉ nên dành những khoảng thời gian ngắn (tối đa 15-20 phút) để trả lời email.

Học cách nói không

Bạn có thể làm gì để đối phó với một đồng nghiệp hay nói chuyện, một ông chủ khó tính đang dồn thêm công việc cho bạn, một khách hàng hay cằn nhằn,...? Hãy luyện tập các chiến lược để đối phó với sự gián đoạn và học cách nói không mà không gây khó chịu cho đối phương.

Giảm mức độ tiếp xúc của bạn

Đối với những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, đừng ngại tắt email hoặc thông báo tin nhắn tức thời, đặt điện thoại thông minh ở chế độ im lặng, thậm chí tìm không gian làm việc khác để giảm thiểu sự phân tâm.

Nếu bạn đang làm việc tại nhà, tai nghe sẽ giúp hạn chế sự gián đoạn. Ngoài ra, chúng còn là lời nhắc nhở nhẹ nhàng cho người khác rằng bạn đang bận.

Bằng cách tận dụng từng giây trong thời gian làm việc, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho những việc khác mà bạn yêu thích.